De digitalisering van met name bedrijfsprocessen en de financiële operatie gaat gestaag door. Tegen deze achtergrond stappen steeds meer bedrijven over op het gebruik van online loonstroken.
Salarissoftware stelt u in staat om uw bedrijfsprocessen efficiënter en kosteneffectiever te maken.
Als u met dit soort routinematige handelingen geld kunt besparen, kunt u het immers investeren in de ontwikkeling van nieuwe producten en zelfs in acquisities.
En hier komen online loonstroken om de hoek kijken.
Dit artikel laat zien waarom uw bedrijf zou moeten overwegen om af te stappen van papieren loonstroken en over te stappen op een online aanpak.
Het laat ook zien waarom uw werknemers er baat bij hebben en hoe het maken van de overstap u zal helpen om compliant te blijven.
Dit is wat er wodt behandeld:
Soms ook wel elektronische loonstroken of e-loonstroken genoemd, ze zijn, zoals de naam al doet vermoeden, een elektronische versie van traditionele papieren loonstroken, die allemaal dezelfde informatie in een online formaat bevatten.
Ze bevatten echter een aantal voordelen voor zowel uw bedrijf als uw werknemers.
Online loonstroken versus papieren loonstroken
In tegenstelling tot de papieren versies is het niet nodig om loonstroken af te drukken en online te plaatsen. Dit bespaart niet alleen papier en verzendkosten, maar verlaagt ook de arbeidskosten.
“Er zijn zoveel variabelen die in elke salarisadministratie terechtkomen en het kan veel tijd kosten om handmatig in te voeren, en het is ook repetitief”, zegt Julie Rodrigues, financieel manager bij digitaal marketingbureau Hallo.
“Dus het hebben van een oplossing die dit automatiseert, is enorm voordelig geweest en heeft ons veel tijd bespaard. En als gevolg daarvan zijn we nu veel efficiënter en wendbaarder als het om payroll gaat.
“Alles wat er nu voor nodig is, is dat ik het goedkeur.”
Het uitprinten van papieren loonstroken heeft ook andere voordelen.
Milieuvoordelen en goede bereikbaarheid
Aangezien bedrijven van elke omvang in alle sectoren hun groene geloofsbrieven willen verbeteren, stelt de overstap naar elektronische middelen hen in staat hun papierverbruik te verminderen.
Dit kan medewerkers motiveren en inspireren die in milieuvriendelijkere bedrijven willen werken.
Aangezien consumenten ook geïnteresseerd zijn in de groene geloofsbrieven van de organisaties waarmee ze omgaan, kan dit een vergelijkbaar effect hebben op het profiel van uw bedrijf.
“De loonstroken en informatie van de werknemers zijn gemakkelijk toegankelijk”, zegt Rodrigues. “Ze hebben er toegang toe via e-mail of de app en hebben alle informatie die ze nodig hebben, om nog maar te zwijgen van één plek om je loonstroken op te slaan en te bewaren.
“Nooit meer rondsnuffelen in nachtkastjes of lades.
“De trend is mij duidelijk; we proberen allemaal oudere manieren van zakendoen te vervangen door geautomatiseerde oplossingen. Om nog maar te zwijgen van de milieuvoordelen van het niet printen van loonstroken en het in enveloppen steken.”
Hoewel datalekken en hackaanvallen een altijd aanwezige dreiging vormen, zijn online loonstroken veiliger dan hun papieren voorgangers omdat ze niet op bureaus blijven liggen en ook niet uit zakken en dossiers kunnen vallen.
Zoals met elk aspect van IT, moet u ervoor zorgen dat de cyberbeveiligingssoftware en -procedures van uw bedrijf regelmatig worden bijgewerkt, maar ervan uitgaande dat dit het geval is, kunt u meer vertrouwen hebben in dit aspect van uw salarisadministratie.
Zoals met bijna alle gegevens, kan salarisinformatie worden opgeslagen in de cloud, waardoor de behoefte aan opslag wordt verminderd en toegang wordt verleend aan geautoriseerde partijen, waar ze ook zijn en wanneer ze de informatie willen.
Hoe werknemers profiteren van online loonstroken
Online loonstroken bieden ook voordelen voor uw werknemers.
Hoewel ze gerustgesteld kunnen zijn dat onbevoegden moeilijker toegang krijgen tot hun loonstrookgegevens, krijgen ze zelf meer toegang tot deze informatie.
In plaats van het fysieke stuk papier in handen te hebben, zoals bij bijna elk ander aspect van hun werk, kunnen uw medewerkers hun loonstroken op elk moment controleren vanaf desktopcomputers of handheld-apparaten zoals mobiele telefoons en tablets.
Deze laatste optie is met name handig voor werknemers die vaak buiten kantoor werken, thuis werken of functies vervullen in magazijnen en winkelruimtes.
“Het echte probleem met schriftelijke loonstroken was dat ons team over het hele land verspreid kon zijn in plaats van op kantoor”, zegt James Carfell. Hij is de HR-manager bij Collier dakbedekkingeen installateur van dakbedekking, dakgoten, boeiboorden en kozijnen in Londen en Surrey.
Hij voegt eraan toe: “Door elektronische loonstroken te hebben, kan iedereen dus een online portal hebben om toegang te krijgen tot zijn gegevens en of ze zijn betaald.
“Medewerkers stoppen papieren loonstroken normaal gesproken in een la en ze verstoppen de ruimte, of ze eindigen in de prullenbak of raken zoek als ze niet goed worden opgeborgen.
“Het elektronische formaat betekent dat er geen zorgen of problemen zijn met één simpele login, wat betekent dat ze kunnen controleren wanneer dat nodig is en dat ze terug kunnen gaan naar eerdere loonstroken om eventuele wijzigingen te zien.”
Zonder papier is er geen archivering. Uw bedrijf hoeft dus geen kostbare fysieke opslag meer te besteden, zoals archiefruimte voor loonstroken.
Als u of uw medewerkers historische gegevens moeten controleren, bijvoorbeeld voor HMRC of voor een hypotheekverstrekker, is de informatie binnen enkele seconden op het scherm beschikbaar.
Ondertussen hoeven uw HR- en financiële medewerkers niet te zoeken naar historische loonlijsten voor werknemers.
“Ik hou van het idee van historische loonstrookgegevens”, zegt James. “Hiermee kun je het verschil uitleggen met loonsverhogingen of eventuele wijzigingen met sportschoolabonnementen.
“Of als ik iemand zes maanden aan informatie moet presenteren, hoeft hij alleen maar op print te drukken.”
Lees meer over loonadministratie
Online verhuizen
Istoria-groepdat zichzelf omschrijft als “een collectief van creatieve bureaus” en haar dochterondernemingen, gebruikt al een aantal jaren salarissoftware.
Het heeft momenteel vijf actieve loonlijsten en is in 2018 overgestapt op online toegang voor werknemers.
De timing hiervan viel samen met het opraken van de voorraad papieren loonstroken van het bedrijf en de wens om administratie en fysiek papierwerk te verminderen.
“Wat de verhuizing zelf betreft, was dit een eenvoudige oefening nadat we ervoor hadden gezorgd dat alle gegevens, inclusief de e-mailadressen van de werknemers, up-to-date waren”, zegt Mark Riggott, Group Head of Finance bij Istoria.
Zodra elke loonlijst is afgerond, worden de loonstroken geüpload zodat werknemers deze kunnen bekijken op de dag dat ze hun loon ontvangen.
Mark vult aan: “Ze kunnen ook P60’s bekijken en downloaden aan het einde van het belastingjaar.
“Voor de meeste werknemers is de online toegang een soepele overgang gebleken.
“Voor alle bedrijven die nog niet overstappen op online loonstroken, zou ik ze zeker aanraden dit te doen, al was het maar om te voorkomen dat loonstroken handmatig moeten worden afgedrukt en in enveloppen moeten worden gestopt.”
Online loonstroken en AVG
Als een fundamentele hervorming van de gegevensbeveiliging heeft de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) invloed op elk aspect van het bedrijfsleven (wat nog steeds het geval is, ook al maakt het VK niet langer deel uit van de Europese Unie – de bepalingen van de AVG zijn opgenomen in het VK wet als onderdeel van de Wet bescherming persoonsgegevens 2018).
Het gaat er hier om dat loonstroken persoonsgegevens van werknemers bevatten.
Om GDPR-compliant te zijn, moet uw salarisadministratie er dus onder meer voor zorgen dat zij alleen gegevens verzamelt ten behoeve van de verloning.
Externe aanbieders, zoals payrollbureaus, moeten hetzelfde doen voor hun klanten.
Een andere vereiste is om de gegevens veilig te houden en ervoor te zorgen dat ze up-to-date zijn. Salarisgegevens beschermen betekent zeker weten dat ze veilig zijn wanneer ze worden opgeslagen, maar ook wanneer ze bijvoorbeeld per e-mail worden verzonden.
Het is niet alleen essentieel om het e-mailadres te controleren waarnaar de salarisadministratie wordt verzonden, maar door het te beschermen met een wachtwoord is de kans groter dat het voldoet aan de regelgeving met betrekking tot loonstroken en de AVG.
Elke e-mailontvanger moet een eigen wachtwoord hebben.
De gegevens mogen niet langer worden bewaard dan nodig is voor de verwerking van de salarisadministratie. Ook externe aanbieders moeten hun klanten of de medewerkers van hun klanten toegang geven tot hun persoonsgegevens wanneer zij daarom vragen.
Na verzending moeten de loonstroken worden verwijderd van de server van een aanbieder van salarissoftware. Het gebruik van een beveiligde portal kan helpen bij zowel de beveiliging als de naleving van de AVG.
Een loonstrookportaal wordt steeds populairder bij bedrijven – vaak in plaats van e-mail – als een veilige en handige manier voor werknemers om hun loonstroken in te zien. Ook andere documenten zoals P60’s kunnen hier worden bewaard.
Het aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming kan zorgen over de veiligheid en vertrouwelijkheid van het online verplaatsen van salarisinformatie helpen wegnemen.
Salarisadministratie in eigen beheer houden versus uitbesteden
Wanneer uw bedrijf begint met het online migreren van de salarisadministratie om het meeste uit de technologie te halen en ervoor te zorgen voldoet aan de regelgevinguw senior managementteam, HR-afdeling en de financiële functie moeten overwegen of u deze service intern wilt leveren of een extern bureau wilt inschakelen.
Kleinere bedrijven zouden voor hun online loonstroken en salarisadministratie externe aanbieders kunnen overwegen, omdat ze, in tegenstelling tot grotere organisaties, misschien niet over de nodige middelen en technische en juridische kennis beschikken.
In andere gevallen zou u van mening kunnen zijn dat het logischer is om het proces in eigen beheer te houden. Als dat is waar u voor kiest, moet u training voor het personeel regelen en de beste software voor hun behoeften aanschaffen.
Maar het werk stopt hier niet.
Het is essentieel dat u ervoor zorgt dat de kennis van uw medewerkers en uw software regelmatig wordt bijgewerkt (een cloud-salarisoplossing zou dit gemakkelijk moeten maken voor de laatste, maar informeer bij uw softwareleverancier) en dat ze voldoen aan de nieuwste regelgeving.
Laatste gedachten over online loonstroken
Online loonstroken bieden bedrijven van elke omvang, met name kleine en middelgrote bedrijven, de mogelijkheid om kosten te besparen, de gegevensbeveiliging te verbeteren en het leven van werknemers gemakkelijker te maken.
U en uw team moeten bepalen of u uw salarisverwerkingsprocessen intern wilt uitvoeren of dat u ze wilt uitbesteden aan een provider.
U moet er ook voor zorgen dat uw bedrijf voldoet aan de voorschriften voor gegevensbescherming en, zoals bij elke nieuwe ontwikkeling, moet u ervoor zorgen dat uw team effectief communiceert met uw werknemers.
Dit omvat het uitleggen van de grondgedachte en het bieden van training waar nodig om hun buy-in te krijgen en duidelijk aan te tonen dat de overstap naar online loonstroken voordelen biedt voor iedereen binnen het bedrijf.
Noot van de redactie: dit artikel is voor het eerst gepubliceerd in augustus 2019 en is bijgewerkt voor relevantie.
De ultieme gids voor payroll voor kleine bedrijven
Klaar om werknemers aan te nemen en hulp nodig bij het afhandelen van de salarisadministratie voor uw kleine onderneming? Lees deze gids voor advies om op de hoogte te blijven van deze belangrijke taak.
