Het einde van het salarisjaar staat voor de deur.
Maar wanneer is de HMRC-deadline voor het einde van het salarisjaar, horen we u vragen?
Het is 19 april.
Idealiter zou u bij het sorteren van uw processen te maken moeten hebben met een standaard loonlijst van maand 12 of week 52 met enkele extra stappen toegevoegd om het jaar af te sluiten.
Maar het is belangrijk om te weten wat je nodig hebt om het goed te doen.
In dit artikel helpen we je om je voor te bereiden op het einde van het jaar.
Dit is wat we behandelen:
Payroll jaareinde dingen om te doen
Het belangrijkste om te onthouden is dat uw eindrapporten aan HMRC voor het belastingjaar 2022/23 uiterlijk op 19 april 2023 moeten worden ingediend.
Vervolgens bereidt u zich voor op het nieuwe belastingjaar en zorgt u ervoor dat uw werknemers hun P60 uiterlijk op 31 mei 2023 in huis hebben.
Om u te helpen met de jaarafsluiting, hier is alles wat je moet doencompleet met belangrijke data voor uw agenda, zodat u kunt afvinken wat er nodig is en uw salarisadministratie bijhoudt.
Julie Northover geeft overal deskundig advies. Een van de meest vooraanstaande salarisconsulenten en trainers van het Verenigd Koninkrijk,
Zij is salarisspecialist bij de Chartered Institute of Payroll-professionals (CIPP), en runt ook haar eigen payrollbureau voor kleine en elite klanten.
Stap 1: Check wanneer uw loonadministratie eindigt
In sommige gevallen eindigt uw loonadministratie niet in week 52 en moet u in plaats daarvan een aanvullende loonadministratie doen. Uw loonadministratie eindigt dan in week 53, of mogelijk in week 54 of 56.
Dit gebeurt als twee dingen waar zijn:
- Je verwerkt de salarisadministratie wekelijks, tweewekelijks of vierwekelijks (maandelijkse salarisadministratie is uitgesloten).
- Uw gebruikelijke salarisdatum valt op 5 april van elk jaar (of 4 april als het een schrikkeljaar is – 2024, 2028, enzovoort).
Met name loonlijsten die maandelijks lopen, hebben altijd maar 12 maanden. Dat betekent dat er nooit een maand 13 is en dat u dit gedeelte kunt overslaan en de salarisadministratie zoals gewoonlijk kunt uitvoeren.
En als uw verloning na 5 april loopt, kunt u overslaan.
Valt de loonlijst op 5 april, dan eindigt uw loonlijst als volgt, afhankelijk van of u wekelijks, tweewekelijks of vierwekelijks betaalt:
- Wekelijkse loonlijst vallend op 5 april: Een week 53 salarisadministratie (5 april t/m 11 april)
- Tweewekelijkse verloning vallend op 5 april: Een week 54 salarisadministratie (5 april t/m 18 april)
- Vierwekelijkse verloning vallend op 5 april: Een week 56 salarisadministratie (5 april t/m 2 mei)
Als u hierdoor wordt getroffen, moet u werknemers overschakelen naar een belastingcode van week één voor de extra loonlijst.
De meeste salarissoftware doet dit automatisch, maar u moet dit controleren. Als de status van de belastingcode niet wordt gewijzigd naar een basis van week één, zou dit betekenen dat de meeste werknemers te veel belasting betalen.
Zodra het nieuwe loonjaar begint, moet u de belastingcode opnieuw aanpassen voor het nieuwe belastingjaar volgens de P9X (zie Stap 6onderstaand).
Stap 2: Controleer op vertrekkers of nieuwe starters
Als werknemers het afgelopen jaar uw bedrijf hebben verlaten of als er nieuwe starters zijn, is dit het moment om te controleren of ze zijn verwerkt. Dit kan betekenen dat u met managers moet praten en ervoor moet zorgen dat er duidelijke communicatielijnen zijn.
“Het einde van het jaar is een laatste opruiming om ervoor te zorgen dat niemand is gemist”, zegt Julie. “Het is een tijd om er absoluut zeker van te zijn dat je alles hebt behandeld.
“De meeste mensen zijn erg gedisciplineerd en als ze dit soort dingen aan het einde van elke betaalperiode regelen, zou alles in orde moeten zijn.”
Het is belangrijk dat u dit doet voordat u uw definitieve Full Payment Submission (FPS) of Employer Payment Summary (EPS) indient.
“Als je eenmaal het nieuwe salarisjaar ingaat, is het niet altijd gemakkelijk om terug te gaan en dit soort details op te lossen”, voegt ze eraan toe.
Stap 3: Verwerk uw laatste loonrun
U moet uw laatste loonrun van het belastingjaar 2022/23 voltooien voordat u uw jaareinde kunt uitvoeren.
Dus je hebt berekend of je een week 53 (of 54/56) hebt, de laatste loonlijst van het belastingjaar hebt verwerkt en relevante werknemers hebt laten vertrekken. Nu kunt u uw definitieve FPS en, indien nodig, EPS verzenden.
De deadline hiervoor is 19 april.
Bovendien moet u uw P32-betaling aan HMRC registreren.
Er is geen verschil met de FOD en de WPA in de eindloonperiode. Dien ze in zoals normaal, dan kunt u doorgaan met het eindejaarsproces van de salarisadministratie.
Het vermijden van fouten die aanpassingen achteraf vereisen, is essentieel. Bij aanpassingen die na 19 april nodig zijn, moeten extra FPS’en of EPS’en worden ingediend.
Vóór 2020/21 werden retrospectieve aanpassingen gedaan via een Early Year Update (EYU) maar deze wordt niet meer gebruikt.
“Er is een proces om met HMRC te communiceren over alles wat niet correct is”, zegt Julie. “Maar het is een administratieve last die payrollers waar mogelijk graag vermijden.
“In de payrollbranche is het een ongeschreven regel dat we er alles aan zullen doen om na afloop van het belastingjaar niet achteraf te moeten bijsturen.”
Stap 4: Verwerk uw jaarafsluiting
Kies met behulp van uw salarisadministratiesoftware aan het einde van het belastingjaar het belastingjaar dat u wilt voltooien op het eindejaarsscherm en dien uw definitieve EPS in bij HMRC.
Let op, deze definitieve inzending is anders dan de normale EPS-inzendingen die u maandelijks of per kwartaal naar HMRC stuurt.
Uw definitieve EPS-inzending bevat uw eindejaarsverklaringen. Indien van toepassing, zal het de datum bevatten waarop uw bedrijf stopte met handelen.
Nu kunt u uw jaarafsluiting verwerken en uw definitieve indiening voor het belastingjaar 2022/23 indienen.
Zodra deze stap is voltooid, kunt u uw P60s produceren.
Stap 5: Maak je P60s klaar
Al uw werknemers die werken op de laatste dag van het belastingjaar, 5 april, moeten uiterlijk 31 mei een P60 van u ontvangen.
Dit geldt ook voor geachte werknemers die nu op uw loonlijst staan vanwege de Intermediairs Wetgeving (IR35).
Dit belangrijke document vat hun loon en inhoudingen voor het jaar samen en is misschien wel de laatste taak die aan het einde van het jaar moet worden voltooid.
Met behulp van uw salarisadministratiesoftware kunt u uw P60’s genereren en deze veilig online delen met uw werknemers, meestal op dezelfde manier waarop u loonstroken deelt.
Er is ook de mogelijkheid om ze af te drukken als dat nodig is.
Je zou in de verleiding kunnen komen om de P60-creatie zo snel mogelijk uit te voeren, maar het mag zeker niet gebeuren voordat de definitieve loonstrook is uitgegeven, plus de gebruikelijke tijd die nodig is voor feedback van werknemers over eventuele fouten.
“Je verstuurt 12 maanden per jaar loonstroken, als je een maandelijkse salarisadministratie hebt”, voegt Julie eraan toe.
“En dan stuur je een keer per jaar nog een document, de P60, dat is gewoon een samenvatting van die 12 loonstroken.
“Dus als je geen problemen hebt gehad met de betaling of afstemming met de 12 loonstroken, zou je geen probleem moeten hebben met de P60.”
Stap 6: Controleer de P9X en start uw nieuwe loonjaar
“Er zijn twee processen die payrollprofessionals vaak als één zien”, zegt Julie. “Ze sluiten het ene belastingjaar af en openen het volgende.
“De checklist voor het nieuwe jaar is tegenwoordig groter dan de checklist voor het einde van het jaar.
“Dus, zodra u afsluit en voordat u begint met uw salarisadministratie van maand één (of week één), moet u de P9X raadplegen.”
De P9X is de document gepubliceerd door HMRC waarin wordt uitgelegd welke belastingcodes werkgevers op 6 april moeten wijzigen of overdragen.
Ondersteuningsdocumentatie van softwareleveranciers vat deze informatie ook samen, dus dat zou een andere aanloophaven kunnen zijn vóór de eerste loonrun van het jaar.
De webpagina’s van de overheid moeten echter worden beschouwd als de primaire bron van alle informatie.
Ander werk voor het nieuwe loonjaar omvat het controleren van andere drempels, zoals voor studieleningen en postdoctorale leningen.
“Deze worden waarschijnlijk hard gecodeerd in de jaarlijkse updates van uw softwareleverancier”, zegt Julie.
‘Maar je moet niet op je lauweren gaan zitten en aannemen dat alles klopt. Je moet controleren of alles klopt.”
Er zijn een aantal dingen die handmatig moeten worden gedaan door het payrollteam:
- Als iemand de National Insurance heeft uitgesteld, zijn zijn CA2700-certificaten slechts geldig voor één belastingjaar, dus vernieuwde certificaten zijn vereist voordat u de betaling voor het nieuwe belastingjaar kunt verwerken met behulp van de uitgestelde National Insurance-bijdragen (NIC’s) verzekeringscategoriebrief.
- Degenen die vouchers voor kinderopvang ontvangen, moeten worden herzien om ervoor te zorgen dat ze geen wijziging nodig hebben van de waarde waarvoor ze in aanmerking komen. Als onderdeel van het PAYE-proces vereist HMRC dat u een Basic Earnings Assessment (BEA) voltooit voorafgaand aan elke eerste betalingsperiode in een nieuw belastingjaar voor iedereen die sinds 6 april 2011 vouchers voor kinderopvang heeft ontvangen.
Einddatums salarisadministratie om op de hoogte te zijn
Enkele van de belangrijkste datums rond het einde van het salarisjaar zijn hierboven gemarkeerd, maar hier staan ze nogmaals hieronder, samen met enkele andere salarisdatums waarvan u op de hoogte moet zijn.
Het is de moeite waard om deze aan je agenda toe te voegen als je ze daar nog niet hebt staan:
5 april
- Het belastingjaar 2022/23 eindigt op deze datum.
Voor 6 april
- Update de salarisadministratie van uw werknemers.
- Tijd om uw salarissoftware te updaten.
6 april
- Het nieuwe belastingjaar (2023/24) begint.
19 april
- Dit is de deadline voor de definitieve indiening van het belastingjaar 2022/23.
22 april
- Dit is de deadline voor maand 12 PAYE.
Uiterlijk 31 mei
- Uw medewerkers moeten op deze datum hun P60 ontvangen.
Uiterlijk 6 juli
- U moet kosten en baten rapporteren; mogelijk kunt u hiervoor uw salarissoftware gebruiken.
6 juli
- Dit is de deadline voor het indienen van uw P11D- en P11D(b)-formulieren.
22 juli
- Op deze datum moet de betaling van klasse 1A volksverzekeringsbijdragen op voordelen in natura bij HMRC zijn (houd er rekening mee dat 19 juli de deadline is als er geen digitale systemen worden gebruikt).
Laatste gedachten over het einde van het jaar van de salarisadministratie
Zien? Het einde van het jaar loonadministratie hoeft niet stressvol te zijn.
Met een beetje vooruit plannen kunt u uw verwerking met gemak afronden voordat u voorbereidingen treft voor het nieuwe belastingjaar.
Noot van de redactie: dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in maart 2018 en is bijgewerkt voor relevantie.
